L’événementiel est la solution par excellence pour faire vivre une expérience à vos clients. Cependant, créer un événement ne suffit pas. Il faut que vous puissiez vous assurer de toucher un maximum de personnes pour que celui-ci soit rentable. Il est donc important d’établir un plan de communication autour de votre événement pour générer du trafic et remplir vos objectifs. Voici donc une liste de 7 points à maîtriser pour réussir votre communication événementielle.

1/ Définissez clairement votre cible

A qui s’adresse votre événement ? Est-ce un événement grand public ? Est-ce un événement pour une communauté précise ?

Ces questions vont vous permettre de déterminer les moyens que vous devrez utiliser pour toucher votre cible. Bien entendu, si votre événement se destine au grand public, il faudra utiliser au maximum les médias grands publics qui vous permettront de toucher un maximum de personnes.

A contrario, si votre événement s’adresse à une communauté particulière, préférez les media pointus et spécialisés qui offriront de la légitimité à votre événement. Connaître votre cible et ses habitudes vous sera le meilleur moyen de créer de la notoriété, mais aussi de construire votre image.

2/ Ne vous faites pas oublier

Un événement, cela peut vite se faire oublier. Aujourd’hui, et en particulier dans les territoires urbains, les événements se multiplient.

Les gens ont donc tendance à oublier un événement pour un autre, comme on pourrait oublier un rendez-vous si on ne le marque pas sur son agenda. Il est donc important de communiquer fréquemment avant votre événement et d’accroître votre fréquence de communication à l’arrivée du jour J.

Plus votre événement approche, plus il doit monter en puissance. Donnez des informations au compte-gouttes à votre cible et montrez-lui que vous êtes aussi impatient qu’elle de partager ce moment grandiose.

3/ Communiquez pendant l’événement

Ce n’est pas parce que les personnes sont venues et que votre événement a démarré qu’il faut pour autant se relâcher. Vous devez absolument continuer de communiquer pendant l’événement pour montrer ce qu’il se passe et donner envie à des personnes qui hésitent encore à venir, surtout si votre événement est amené à durer plusieurs jours. Vous pouvez aussi distribuez un programme de l’événement et un plan à tous vos invités pour qu’ils puissent se repérer facilement, notamment si vous utilisez un grand espace ou que votre événement dure un certain temps.

A/ La scénographie

La scénographie est une dimension majeure de votre événement. C’est elle qui va donner le ton à ce moment. Malheureusement, elle est souvent trop négligée. Faites imprimer des supports pour permettre aux gens de reconnaître votre événement et de lui donner une identité forte. Travaillez les lumières et la mise en scène. Ce sont ces petits détails qui feront que votre événement passera d’un bon moment à un très bon moment et cela fera toute la différence si vous souhaitez renouveler l’expérience.

B/ La signalétique

La signalétique est également souvent délaissée lors des événements. Ce serait dommage d’avoir dépensé de l’argent pour faire venir des personnes qui partent au bout de 5 minutes ou même, qui ne parviennent pas à venir jusqu’à vous car le lieu est mal indiqué. La réalisation et l’impression de supports signalétiques vous permettra de ne pas perdre les gens et de les amener à se sentir à l’aise une fois sur place.

C/ Les goodies

Les goodies permettent de laisser un souvenir du passage à votre événement et ce sont des objets qui feront toujours plaisir à votre public. Offrez des objets qui sont en lien avec votre événement. Pour une conférence ou un événement professionnel, offrez un carnet et un stylo que les gens pourront utiliser directement sur l’événement et qu’ils garderont avec eux après. Pour un événement autour de l’écologie, il existe des dizaines d’objets faits à partir de matériaux recyclables qui permettront de véhiculer vos valeurs. Les possibilités sont infinies et nos équipes peuvent vous aider à choisir et à créer des goodies à votre effigie.

4/ Après l’événement

N’oubliez pas de communiquer après l’événement en remerciant les personnes qui sont venues, en envoyant des photos ou des vidéos qui permettront à ceux qui ont pu venir, de revivre ce moment et à ceux qui n’ont pas pu venir, de vivre l’événement et de leur donner envie de venir la prochaine fois.

Voici donc quelques points qu’il est important de maîtriser lors de la réalisation de votre plan de communication événementielle. Retrouvez d’autres informations dans notre canevas sur le plan de communication à découvrir dans cet article (lien plan de com).